今年以来，启东市编办投入专项资金将2001年初始登记以来的1000多份事业单位登记纸质档案全部建立电子文档。在电子化工作中，启东市编办具体把好“四个关”，提升档案管理科学化水平。

一是把好档案的收集关。资料的收集是档案工作的基础环节。启东市编办在日常办理事业单位设立、变更、年检等业务事项时，注重接收各种文件、证书复印件、资产负债表、验资报告和其他材料。凡已经过办理流程，验收完备的文档、图片、电子文档等档案随时放入相应档案盒中立卷归档。档案入库时，按规定的分类库柜位置存放，确保档案目录、档案名称、档案存放位置、计算机管理总目录对应一致，便于清查、补充和查阅档案。

二是把好材料的审核关。本着“去粗存精、去伪存真”的原则，在事业单位登记档案扫描前，再次对所有纸质档案的真实性、完整性、可用性进行分类鉴定和筛选，对有的复印件未盖主管部门印章的及时补充完整。而后，对筛选出来的档案进行整理、编号、登记，分批次发往档案局扫描工作室进行数字化扫描。

三是把好扫描的质量关。扫描质量的优劣是档案电子化工作的关键。为此，我办积极与档案局联络，由他们推荐专门承接档案数字化业务的信息技术公司来完成扫描工作。扫描工作室配有监控探头，信息技术公司的现场工作人员整个工作流程由电子监控，保证所有纸质档案一份不少的按照原来顺序经过扫描后回到库房。

    四是把好目录的编排关。为了方便快捷地检索电子档案，必须对扫描出来的电子文档进行科学合理的分类和编排目录。我办将事业单位登记档案按照主管部门分级编制目录，建立单位文件夹。电子档案的运用，及大地提高了文书档案的规范化程度，消除了纸质文件难保管、易损毁等弊端。我办下一步将开发档案管理系统软件，通过管理软件，可以优化、美化电子档案，同时实现电子档案的联网查询，进一步减轻档案管理工作量，提高查阅效率。